Dernière mise à jour : 23 novembre 2007
Voilà quelques mois, le Comité d'éthique a reçu le mandat du Conseil d'administration national d'examiner le Code de déontologie et des normes et les principales directives de notre Association. À la suite de discussions suivies et approfondies avec des chefs de file de l'industrie des services de placement, le Conseil d'administration national a ratifié les deux directives ci-après et le Code de déontologie et des normes révisé, a été soumis à nos membres.
Notre Association persévérera dans son engagement à améliorer les directives en vigueur et à mettre au point une trousse d'outils visant à aider nos membres.
(Mise à jour de la directive initialement publiée par l'Association de placement en personnel, agences et conseillers.)
1. DÉTERMINATION DE LA VALIDITÉ DE LA PRÉSENTATION
La présentation est effectuée en bonne et due forme si elle remplit les conditions suivantes :
(i) L'employeur accepte que le service de placement lui présente le (les) candidat(s) et son (leurs) curriculum vitae;
(ii) Le service de placement transmet au candidat le nom et l'adresse de l'employeur, ainsi que le nom de la personne à laquelle le candidat devra se présenter pour l'entrevue;
(iii) L'employeur est informé du nom et des qualifications du candidat, ou un curriculum vitae a été transmis à l'employeur avec une preuve du moment de sa réception;
(iv) L'employeur et le candidat conviennent d'une entrevue, soit directement, soit au moyen d'un arrangement autorisé pris par le service de placement.
Il incombe au service de placement de s'assurer de connaître les politiques et processus internes de dotation du client et de traiter avec la personne qui a l'autorisation d'embaucher.
2. PRÉSENTATIONS CONCURRENTES
Si un autre service de placement a effectué une présentation en bonne et due forme du même candidat au même employeur, on déterminera quel service de placement a droit aux honoraires au moyen des critères suivants :
i. Si l'employeur compte deux divisions ou unités, ou davantage, et que chaque division ou unité possède sa propre autorisation d'embaucher, ces divisions ou unités seront tenues pour des employeurs distincts et le service de placement ayant présenté le candidat à la division ou l'unité qui l'a embauché aura droit aux honoraires.
ii. Si deux services de placement présentent le candidat au même employeur, ou à la même unité ou division d'un employeur disposant de sa propre autorisation d'embaucher, le service de placement ayant effectué le premier la présentation aura droit aux honoraires, sous réserve toutefois de ce qui suit : si la seconde présentation en bonne et due forme a lieu trente (jours) ou plus après l'entrevue initiale du candidat par l'employeur et que celui-ci n'a pas activement manifesté d'intérêt pour le candidat ou retenu sa candidature à la suite de la première présentation en bonne et due forme, on présumera que l'embauche est le résultat de la plus récente présentation en bonne et due forme et le service de placement l'ayant effectuée aura droit aux honoraires. L'antériorité de la présentation en bonne et due forme sera établie au moyen de la date convenue pour l'entrevue et non pas la date à laquelle l'entrevue a effectivement eu lieu.
iii. Il est cependant entendu que les employeurs peuvent, à l'occasion, établir des critères qui diffèrent des lignes directrices précédentes. Si le service de placement et l'employeur s'entendent sur d'autres critères de sélection, ce sont ces derniers critères qui prévaudront.
3. PRÉSENTATIONS ET CURRICULUM VITAE
i. Si le service de placement transmet un curriculum vitae à la demande de l'entreprise et que celle-ci, après examen du curriculum vitae, communique avec le candidat et l'embauche, le service de placement est clairement responsable de la présentation et a droit à des honoraires conformes au barème des honoraires.
ii. Si, cependant, un autre service de placement effectue une présentation en bonne et due forme, c'est ce dernier qui aura droit aux honoraires. Cela vise à décourager la pratique d'expédier sans discrimination des curriculum vitae et de tenter de percevoir des honoraires alors que, dans les faits, un autre service de placement a établi le contact et organisé l'entrevue. La communication du curriculum vitae ne crée un engagement que si aucun autre service de placement n'intervient. Lorsque deux services de placement transmettent le même curriculum vitae à la même entreprise, l'un d'eux sera automatiquement disqualifié si l'autre effectue une présentation en bonne et due forme. Le service de placement qui a « déclenché » l'embauche est celui ayant droit aux honoraires.
4. CONCLUSION
On s'attend à ce que les membres de notre Association respectent les normes professionnelles les plus élevées du secteur des services de placement. L'adhésion aux principes d'équité et d'intégrité, le bon sens, le respect et des pratiques commerciales saines augmenteront la valeur des relations entre les employeurs, les candidats et les services de placement.
Afin d'assurer le respect du professionnalisme, nous recommandons les procédures suivantes :
i. Il faut discuter des modalités des honoraires et les transmettre à tous les clients afin d'éviter les malentendus;
ii. Un bon de commande documenté doit figurer au dossier du bureau de placement;
iii. L'envoi de l'avis de présentation du candidat et de son curriculum vitae doit suivre l'entente;
iv. Confirmer l'embauche (verbalement et (ou) par écrit).
Transfert de main d'œuvre (définition)
Le passage d'un employé intérimaire ou d'un entrepreneur indépendant d'un fournisseur de services de placement à un autre à la demande de l'entreprise cliente.
Ce passage peut avoir lieu à la suite d'une DP, de la fusion d'une base de plusieurs fournisseurs, d'un problème de satisfaction à l'égard du service assuré par le fournisseur actuel ou de la décision du client d'avoir recours à un nouveau service de placement. Un transfert de main d'œuvre est le passage d'un employé intérimaire ou à contrat, à la demande de l'entreprise cliente, de la liste de paie et de la base de données d'un fournisseur de services de placement à un autre et peut concerner un employé, quelques employés ou des milliers d'employés selon ce que l'entreprise cliente demande.
Notre Association convient que toutes les entreprises œuvrent dans un environnement de concurrence et sont motivées par le besoin de répondre aux exigences des clients. Il incombe par conséquent à chaque entreprise de prendre ses propres mesures pour protéger ses activités et de conclure des ententes avec ses clients. Ces ententes visant la fourniture de services de placement doivent couvrir les relations entre le fournisseur, le client et l'employé au cas où il serait mis fin à l'entente.
Pratiques recommandées de soumission pour les membres de notre Association
1. Les membres devraient, dans le cadre de tout processus de soumission, préciser la « période de transition et la procédure » des transferts de main d'œuvre.
a. Lorsqu'une entreprise soumissionnaire reçoit l'avis que ses services ne sont pas retenus, elle doit amorcer des négociations avec son client relativement à la stratégie de sortie de l'entente/du partenariat.
b. Les négociations doivent débuter peu après réception de l'avis. Il faut mettre au point une procédure de transition tenant compte des obligations contractuelles éventuelles du client ayant trait aux contrats en cours, aux cartes de pointage et aux factures ainsi qu'à toute autre question pertinente relevant de la relation d'affaires qui existait entre le client et le fournisseur de services de placement sortant.
c. Sur réception de l'avis du rejet de la soumission ou de la proposition, l'entreprise de services de placement non retenue a l'obligation d'informer ses employés intérimaires ou contractuels de la situation en leur donnant tous les renseignements disponibles.
d. L'entreprise de services de placement sortante et ses employés doivent recevoir, dans la mesure du possible, un préavis raisonnable du transfert du compte; les employés affectés de l'entreprise sortante devraient pouvoir, dans la mesure du possible, continuer à figurer sur la liste de paie de l'entreprise sortante pendant une période de transition raisonnable; ils devraient par après avoir le choix d'accepter une affectation chez un autre client de l'entreprise sortante si l'occasion se présente ou de demander à conserver leur présente affectation au sein de la nouvelle entreprise de services de placement.
On s'attend à ce que toutes les parties négocient de manière raisonnable et de bonne foi.
2. Ces lignes directrices n'ont pas pour but d'interdire ou de décourager l'adoption d'autre dispositions ou arrangements convenant aux parties afin de procéder à un transfert ordonné du compte. Nous invitons les membres de notre Association, dans la mesure du possible, à préciser les modalités et conditions relatives au transfert du compte dans les ententes par écrit conclues avec leurs clients.
Adopté en octobre 2004
À l'instar de bien d'autres secteurs où le principal actif des entreprises est leur personnel, l'industrie des services de placement a par le passé connu des mouvements assez importants d'employés en son sein.
Directive
Législation pertinente
Le Code de déontologie et des normes et les directives de notre Association sont assujettis à la législation pertinente de la juridiction où l'entreprise a ses activités.
Il incombe par conséquent à l'entreprise d'interpréter le Code de déontologie et des normes et les directives de notre Association, conformément aux lois fédérales et provinciales appropriées.
Indépendance des membres
Notre Association reconnaît que les propriétaires ou directeurs des agences de services de placement ou des entreprises de personnel intérimaire sont libres de mener leurs affaires de la manière qui leur convient. Il n'est donc pas dans les intentions de notre Association de s'ingérer de quelque façon dans la gestion quotidienne des entreprises membres.
Cependant, toutes les entreprises souhaitant être membres de notre Association sont tenues d'adhérer à la lettre et à l'esprit du Code de déontologie et des normes et aux directives de notre Association.
Pour renseignements supplémentaires, communiquer avec : acsess@acsess.org
Études de cas de l'Association
Les études de cas de l'Association sont réservées aux membres de notre Association.
Pour des renseignements supplémentaires sur les études de cas énumérées ici, veuillez communiquer avec : acsess@acsess.org
